POSTULER
PARTAGER CETTE OFFRE

Assistant de direction H/F

Référence : 22.304
Cotation : 6.1 Assistant de direction
Catégorie
B

Rédacteurs territoriaux (NES)

Thématique

Gestion administrative

Pôle

Pôle Jeunesse et Sports

Territoire doté de l’une des plus fortes densités de population de France métropolitaine, les Hauts-de-Seine œuvrent à offrir un cadre de vie de qualité à leurs 1,6 million d’habitants. Chef de file de l’action sociale, le Département accompagne chaque âge de la vie, intervient dans les domaines de l’aménagement du territoire et de sa promotion, des collèges, tout en favorisant l’accès à la culture pour tous. Il s’est par ailleurs engagé avec le Département des Yvelines dans une démarche volontaire de rapprochement. Rejoindre le Département, c’est faire le choix d’une administration de 4 700 agents, qui s’attache à leur permettre de concilier épanouissement et projets professionnels

Vous assistez le DGA, le DGA Adjoint et le Directeur JOP 2024 afin d'optimiser la gestion de leurs activités (gestion de l’agenda, communication, préparation de réunions, accueil physique et téléphonique, gestion des flux : courriers, parapheurs ...). Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes liées au fonctionnement de l’activité.

Assister pour l’organisation générale du travail notamment pour les aspects logistiques, la préparation et l’organisation de réunions, de déplacements, la tenue de l’agenda et l’accueil physique et téléphonique.

- Appuyer le deuxième assistant de direction dans le traitement et le suivi du courrier

- Assurer la gestion Flower en appui du Référent Flower (courrier numérisé)

- Etre le référent GRC (point d’entrée du Pôle)

- Suivre et contrôler les parapheurs (dont relecture des notes et courriers), en binôme avec le deuxième assistant de direction

- Préparer des listes prévisionnelles des rapports présentés en Assemblée (CD et CP)

- Assister le Référent Octime pour le DGA et ses équipes, le DGA adjoint et ses équipes, le Directeur JOP 2024 et ses équipes

- Assurer la gestion de dossiers spécifiques : recherches thématiques, gestion de dossiers, archivage, ordres de mission, rédaction de notes ou courriers ….

Rédacteur territorial titulaire, ou à défaut contractuel disposant d’un diplôme de niveau Bac minimum (Article L332-14 du Code général de la fonction publique)

- Bonne connaissance de l’environnement administratif et institutionnel et de l’environnement professionnel du domaine d'activité

- Procédures administratives

- Techniques de secrétariat bureautique

- Logiciels/outils bureautiques

- Techniques d'expression orale

- Classement archivage

- Accueillir

- Anticiper

- Communiquer

- Concevoir un support, un document

- Elaborer des tableaux de bord

- Rechercher des données, des informations

- Rédiger des documents et mettre en forme

- Rendre compte

- Travailler en équipe

- Réactivité

- Capacité d'adaptation, capacité relationnelles

- Disponibilité

- Sens de l'organisation

- Rigueur

- Sens de la confidentialité

VOTRE LIEU DE TRAVAIL

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.