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Gestionnaire administratif événementiel H/F

Référence : 23.3824
Cotation : 6.1 Gestionnaire administratif, comptable, RH, etc.
Catégorie
B

Rédacteurs territoriaux (NES)

Thématique

Gestion administrative

Pôle

Pôle Commande Publique et Logistique Direction de la Logistique et des Moyens Généraux Service Evénementiel

La direction de la logistique et des moyens généraux inscrit son action dans les projets stratégiques d’envergures départementaux. Elle assure une fonction transversale en interne. Elle apporte une fonction d’appui, en gérant les ressources matérielles et les moyens généraux nécessaires au fonctionnement quotidien de la collectivité, afin de faciliter le bon déroulement de l’action départementale auprès du public. Elle participe par ailleurs activement à la mise en œuvre du projet de gestion de la relation citoyen.

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.

Sous l’autorité du chef du service évènementiel, vous assurez la gestion quotidienne de l’ensemble des demandes de soutien

logistique évènementiel et le suivi des réservations de salles recevant des évènements.

Vous êtes le point d’entrée des autres directions et vous contribuez au respect de la réglementation et des process internes en

vigueur. Vous assurez la gestion administrative du service sous tous ses aspects et la remontée d’informations par le biais de divers indicateurs.

 

- Etre le point d’entrée dans le recensement et l’identification des besoins liés aux évènements des différents pôles/directions

- Assurer la gestion applicative de la boîte générique des demandes de soutiens logistiques événementiels

- Gérer en relation avec le chef d’unité et les régisseurs événementiels les formulaires de demande de soutien logistique

- Gérer et tenir à jour le planning évènementiel au fur et à mesure des demandes/modifications. Informer les services concernés des évolutions inopinées

- Assurer le suivi des demandes de réservations d’espaces événementiels

- Assurer le suivi du process des demandes en étant le garant des imprévus et aléas potentiels liés aux activités évènementielles

- Tenir à jour les différents plannings d’occupation des salles ou des sites événementiels

- Assurer la gestion des fiches de programmation et de coordination (fiches événements) pour l’organisation d’événements décidés par le Département

- Informer les services organisateurs des obligations règlementaires associées à leur demandes d’évènements

- Assurer le suivi administratif des heures supplémentaires, des permanences et des frais de déplacements de l’unité

- Assurer le suivi/traitement RH des agents de l’unité : anomalies Octime, congés...

- Renseigner les tableaux de bords mensuels correspondants

- Assurer les fonctions d’assistance de l’unité : accueil téléphonique, organisation de réunions, référent DSI/téléphonie pour l’unité, commande de matériels et fournitures divers

 

- Rédacteur territorial titulaire, ou contractuel titulaire a minima d’un baccalauréat (recrutement sur la base l'article L332-14 du Code général de la fonction publique)

- Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel

- Savoir gérer et actualiser une base d’informations

- Capacité de rédaction et de mise en forme des documents

- Aisance relationnelle et rédactionnelle

- Savoir gérer les priorités et rendre compte

- Rigueur et sens de l’organisation

- Sens de la confidentialité

- Esprit d’équipe

- Capacité à gérer le stress

- Logiciels/outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)

 

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

Chef de file de l’action sociale, le Département agit pour l’intérêt général en accompagnant ses habitants à chaque âge de la vie et en protégeant les publics vulnérables. Il intervient dans le domaine des collèges, favorise l’accès à la culture et au sport pour tous. La collectivité place également la transition écologique au cœur de son action : nos collaborateurs agissent, au quotidien, pour la préservation de l’environnement et l’amélioration du cadre de vie des Alto-Séquanais. Le Département porte des projets majeurs : Musée du Grand siècle, développement du tramway et plan vélo, rénovation énergétique et végétalisation des collèges, modernisation des équipements sportifs dans la perspective des JO 2024.

 

L’engagement que nous prenons auprès de tous nos collaborateurs ? Leur permettre de concilier épanouissement et projets professionnels :

- Des sites entre ville, nature et patrimoine, toujours accessibles en transports en commun

- Un rythme qui respecte l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle : temps de travail modulable (35h ou 39h), jusqu’à 49 jours de congés par an, télétravail jusqu’à 2 jours par semaine

- Des formations et un accompagnement à la mobilité professionnelle pour vous soutenir dans la réalisation de vos projets

- Une Université du management avec des parcours de formation personnalisés pour tous les managers

- Des cycles de conférence ouverts à tous pour favoriser une réflexion transversale sur les pratiques professionnelles et les grandes questions de société

- Des avantages pour les agents : titres-restaurant, prise en charge du pass Navigo à 75 %, subventions mutuelle et prévoyance

- Des solutions pour les parents : crèche et centre de loisirs, séjours à petits prix

- La participation aux grands événements sportifs ou culturels du territoire (Festival Chorus, Jazz à La Défense, matchs des clubs partenaires).

 

Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?