Agent administratif H/F
Référence : 26.5968
Cotation : C2 Agent administratif et secrétariat et secrétariat de direction
Catégorie
Adjoints administratifs territ
Thématique
Gestion administrative
Pôle
Pôle Education Maintenance et Construction/Direction des Bâtiments et de la Maintenance
Au sein du pôle éducation, maintenance et construction, la direction des bâtiments assure la construction et l’entretien des bâtiments départementaux, avec une volonté de qualité et de durabilité : collèges publics, établissements culturels, sportifs, sociaux et administratifs. Elle œuvre à l’amélioration de la performance énergétique des 98 collèges publics, qui représentent les 2/3 de ses surfaces bâties.
Son action s’inscrit dans une politique d’investissement ambitieuse au profit de l’attractivité des Hauts-de-Seine. La construction d’une dizaine de collèges, la construction du musée du Grand Siècle à la caserne Sully, l’aménagement du stade Yves-du-Manoir à l’occasion des JOP 2024 et la construction de deux centres aquatiques à Antony et Sèvres, figurent parmi les projets phares de la direction.
En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.
Au sein du secrétariat du service Programmation et Pilotage, les missions principales de ce poste sont d’assurer un appui transversal aux équipes techniques dans le cadre de l’élaboration, du suivi des projets et de contribuer à la coordination logistique, à la gestion documentaire, au suivi des marchés et à la qualité des processus internes, en lien avec les architectes, ingénieurs et techniciens du service. Ce secrétariat participe également à des projets transverses et à l’amélioration continue des outils et méthodes de travail.
Gestion administrative et logistique du service
• Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, notes, comptes rendus.
• Suivi du courrier entrant/sortant (papier et FLOWER), classement et archivage numérique.
• Mise à jour des bases de données internes (prestataires, marchés, congés, etc.).
• Gestion des fournitures, commandes et demandes de matériel.
Appui à l’organisation des activités du service
• Gestion des agendas partagés, organisation de réunions (convocations, logistique, préparation de salles).
• Suivi des plannings d’absences, déplacements professionnels, visites de site, …
• Accueil physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs internes et externes.
Soutien aux unités techniques
• Préparation de dossiers administratifs pour les projets (collecte de pièces, mise en forme, relances).
• Suivi de tableaux de bord liés à l’exécution des marchés ou à l’avancement des projets.
• Participation à la constitution des dossiers administratifs de programmation (diagnostics, plans, CR de visites).
• Appui au suivi administratif des prestataires (répertoire, courriers, relances, suivi des pièces administratives).
Contribution à la qualité et à la traçabilité
• Participation à la formalisation et au suivi des procédures internes (modèles, checklists, guides, archivage).
• Suivi des échéances administratives (contrats, conventions, marchés).
• Préparation et traitement administratif des dossiers pour audits, contrôles ou bilans d’activité.
Participation à des projets transverses du service
• Projets RH, qualité ou communication du service.
• Supports de communication interne (notes, synthèses, présentations).
• Groupes de travail internes (évaluation, amélioration continue, outils collaboratifs…)
- Adjoint administratif territorial titulaire ou à défaut contractuel titulaire d'un CAP/BEP secrétariat/administratif
Connaissances confirmées de l’environnement administratif et institutionnel :
- de l’environnement professionnel du domaine d’activité
- des procédures administratives
- des techniques de secrétariat bureautique et rédactionnelles
- des méthodes de classement et archivage
- Maitrise des Outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Acrobat Pro, Gestfact, etc.)
VOTRE LIEU DE TRAVAIL
A Puteaux, vous travaillerez dans le bâtiment « ARC ». Situé aux portes de la Défense dans un quartier en plein essor, vous serez à proximité directe de l’hôtel du Département, siège administratif du conseil départemental. L'Arc est doté d’un parking et accessible par différentes lignes de transports.
Adresse : 14 rue Hoche - 92800 Puteaux
POURQUOI NOUS REJOINDRE ?
Le Département place au cœur de ses engagements employeur l’épanouissement de ses agents et le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c’est faire le choix d’une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant :
- de beaux projets pour construire l’avenir du Département
- d’un cadre de travail moderne et propice au bien être
- d’une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
- d’une politique salariale attractive
- d’opportunités de carrière et de formation pour évoluer
- d’un soutien à la parentalité
Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?