Assistant(e) de direction
Référence : 26.6163
Cotation : B2 Assistant de direction
Catégorie
Rédacteurs territoriaux
Thématique
Gestion administrative
Pôle
Pôle Jeunesse et Sport
Le pôle jeunesse et sports s’inscrit au cœur de la volonté du Département de promouvoir le développement du sport pour tous. Au service d’une politique ambitieuse en faveur de la jeunesse et de son rayonnement Il assure la coordination des actions transversales en faveur de la jeunesse, et l’organisation et le soutien des actions liées au sport de tous niveaux, facteur de développement du lien social, de citoyenneté et de bien-être.
En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.
Sous l'autorité du chef de la Mission Assistance de Direction, secrétariat et relations extérieures au Pôle, l’assistant(e) de direction assure le secrétariat et le bon fonctionnement administratif de la direction qui lui est affectée. A ce titre, l’assistant(e) de direction apporte notamment un appui en matière d'accueil, d'organisation des missions de la direction, de gestion interne et externe de l’information, des actions de communication entreprises. Il/elle est responsable du suivi des différentes échéances confiées à la direction et tient à cet effet un tableau de bord. Enfin, il/elle a la charge de l’assistance du directeur dans le cadre de ses fonctions.
Dans le cadre de la continuité de service, il/elle est amenée, sur les périodes de congés et/ou absences, à suppléer l’assistante affectée à l’autre direction du pôle.
1) Assiste l’équipe de Direction dans l’organisation générale du travail, notamment pour les aspects logistiques, la préparation de réunions, rédaction des comptes rendus, suivi des décisions, l’organisation de déplacements, la tenue de l’agenda, les commandes de fournitures de bureau et l’accueil physique et téléphonique.
2) Référent de l’outil de suivi des courriers (point d’entrée pour la Direction),
- Pilotage du suivi et contrôle des notes et parapheurs,
- Garantir la qualité rédactionnelle et l’harmonisation des productions écrites et la cohérence des pratiques administratives entre les services,
- Tenir à jour les tableaux de bord et outils de suivi de l’activité,
- Pilotage et suivi des rapports présentés en Assemblée,
- Assurer la gestion documentaire, l’archivage et les espaces collaboratifs (GED, SharePoint),
- Prise de notes et rédaction de compte-rendu des CODIR de direction,
- Assurer une fonction de mémoire organisationnelle de la direction et veiller à la circulation de l’information.
3) Pilotage et suivi de dossiers spécifiques, appui opérationnel de la direction.
- Animation du réseau des assistantes de la Direction (diffusion information, outils, process, échanges métiers, …),
- Être le point d’entrée et le point de sortie des informations stratégiques de la direction,
- Contribuer au suivi des conventions, engagements et plans d’action partenariaux et en assurer la synthèse entre les services de la direction,
- Assurer le suivi des actions territoriales et des événements portés par la direction
- Gestion des dossiers et du sharepoint de la Direction
- Organiser et coordonner la comitologie de la direction : COPIL, COTECH, instances partenariales, réunions avec les élus et le cabinet,
- Assurer l’organisation logistique et administrative des rencontres partenariales : convocations, ordres du jour, supports, comptes rendus, relevés de décisions,
- Être l’interlocuteur administratif privilégié des partenaires externes : communes, organismes de prévention, associations, institutions partenaires,
- Coordination entre service
- Suivi des échéances
4) Missions en binôme ou suppléance
- Assurer l'interface et la coordination administrative avec les secrétariats du Cabinet, du DGS et du Pôle élus
- Collaboration avec les autres Pôles du Département
- Renfort ou suppléance de la responsable du secrétariat mutualisé,
- Contribution à l’organisation des événements de la direction,
- Assistance des missions transverses du Pôle.
Conditions et contraintes d’exercice du poste : Travail administratif, en binôme/trinôme et relations étroites avec les différents secrétariats.
Savoirs (Connaissances) :
Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel.
Maîtrise des procédures administratives et des techniques de secrétariat
Maîtrise des logiciels et outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook
Connaissance des outils collaboratifs et de gestion documentaires (sharePoint, Teams…)
Connaissance des règles de classement et d’archivage (papier et numérique)
Savoir faire (capacités et expériences) :
Rechercher, analyser et exploiter des données numériques et administratives
Rédiger des documents administratifs, (courrier, note, compte rendu…) Mise en forme des documents et conception de supports (tableaux de bord, présentations).
Forte capacité d’anticipation, savoir communiquer et travailler en équipe.
Communiquer efficacement et travailler en équipe.
Forte capacité d’anticipation, savoir communiquer et travailler en équipe.
Savoir rendre compte de son activité à la hiérarchie.
Savoir être (qualités relationnelles, posture professionnelle, capacité d’adaptation, rigueur…) :
Respect et confidentialité.
Autonome et organisationnel avec un bon sens des priorités.
Très bonnes capacités relationnelles et sens de l’accueil.
Rigueur, réactivité et disponibilité.
Avoir le sens du service.
POURQUOI NOUS REJOINDRE ?
Le Département place au cœur de ses engagements employeur l’épanouissement de ses agents et le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c’est faire le choix d’une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant :
- de beaux projets pour construire l’avenir du Département
- d’un cadre de travail moderne et propice au bien être
- d’une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
- d’une politique salariale attractive
- d’opportunités de carrière et de formation pour évoluer
- d’un soutien à la parentalité
Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?