Chargé administratif H/F
Référence : arch 5
Cotation :
Catégorie
Rédacteurs territoriaux
Thématique
Gestion administrative
Pôle
Administratif
Le Département place au cœur de ses engagements employeur l’épanouissement de ses agents et le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c’est faire le choix d’une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant :
- de beaux projets pour construire l’avenir du Département
- d’un cadre de travail moderne et propice au bien être
- d’une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
- d’une politique salariale attractive
- d’opportunités de carrière et de formation pour évoluer
- d’un soutien à la parentalité
Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?
Sous la direction du chef du service des fonctions support, vous opérez de manière transversale avec les 3 autres agents du service (un chef de service ; un chargé financier ; un agent polyvalent). A travers ce poste, vous serez également en interaction avec les services des Départements des Yvelines et des Hauts-de-Seine et de nombreux partenaires externes (Aménageurs publics et privés, Entreprises, Préfectures, etc.). Votre activité s’exerce autour de 3 volets : « vie institutionnelle », « métier et « support ».
Volet « vie institutionnelle » :
• Contribuer à l’élaboration de l’ensemble des projets de rapport, de délibération et leurs annexes en vue de leur présentation au Comité syndical.
• Participer activement à l’organisation et à la planification des séances du Comité syndical (rédaction des ordres du jour, convocations et procès-verbaux ; gestion des délibérations et annexes ; tenue des registres règlementaires).
• Veiller à la conformité juridique des différents actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations) et assurer leur rendu exécutoire (télétransmission au contrôle de légalité, notification/publication).
Volet « métier » :
• Participer à l’élaboration des conventions et des contrats liés aux opérations d’archéologie préventive dont le Syndicat assure la maitrise d’ouvrage (diagnostic) ou la maitrise d’oeuvre (prestations de services et fouilles préventives) ainsi que les avenants et procès-verbaux.
• Organiser et planifier les réunions (préparation des ordres du jour, transmission des documents, prise de notes et rédaction des comptes rendus).
• Collaborer étroitement avec les 3 chefs de service à la construction, au pilotage et à l'automatisation des tableaux de bord permettant de dégager des indicateurs fiables relatifs aux obligations du Syndicat (maîtrise des délais de réalisation des opérations, estimation des coûts, calcul des tarifications, déclaration aux impôts) et à l’aide à la décision (choix des opérations à réaliser, évaluation des risques).
• Contrôler le respect des échéances et des normes.
• Gérer l’archivage des dossiers et documents relatifs aux opérations réalisées.
• Encadrer le suivi administratif des projets de partenariat (DRAC, ministère des Affaires étrangères, autres collectivités, musées, aménageurs, etc.).
- Volet « support » :
• Assurer le rôle de correspondant RH du Syndicat (suivi des contrats d’embauche et des arrêtés de mise à disposition ; commandes auprès des organismes de prestations sociales ; gestion
directe des congés, absences, CET, formations, remboursement de transport ; élaboration des ordres de mission ; accueil des nouveaux arrivants), en relation avec les Directions des Ressources humaines des deux Départements de tutelle (Yvelines et Hauts-de-Seine).
• Assister le chef du service des fonctions support dans les actes de gestion quotidienne (gestion des pièces administratives liées à la passation et à l’exécution des marchés publics et
des autres types de contrat notamment).
Titulaire du permis B et d’un diplôme équivalent à bac+2 dans le domaine de la gestion administrative, vous justifiez d’une première expérience d’au moins 2 ans sur un poste équivalent.
Vous vous reconnaissez également dans les compétences suivantes :
Savoir
- Fortes aptitudes rédactionnelles et de synthèse
- Bonne connaissance des circuits décisionnels, du mode d'organisation des collectivités territoriales et de leur
l'environnement
- Maîtrise du pack office et des outils de communication
Savoir faire
- Savoir tenir des délais, organiser son activité et en rendre compte
- Grande rigueur dans le traitement et le suivi des dossiers
- Appétence pour les textes réglementaires et juridiques
Savoir être
- Autonome et réactif
- Aptitude au travail en équipe et à la communication
- Discrétion et respect de la confidentialité sur le suivi des dossiers
VOTRE LIEU DE TRAVAIL
Le Pôle attractivité, culture et territoire pilote les politiques de rayonnement et de cohésion du territoire des Hauts-de-Seine, dans une logique de transition et d’innovation territoriale : développement urbain et économique, action culturelle, tourisme, services et infrastructures de déplacements, environnement, politique de l’eau, aménagement de l’espace public. Il contribue à la conduite d’une stratégie d’attractivité territoriale positive, durable et inclusive avec la réalisation d’investissements structurants et l’amélioration du cadre de vie.
Le Pôle Attractivité, Culture et Territoire comprend six entités : développement territorial ; parcs, paysages et environnement ; eau ; culture ; mobilités ; archives départementales ; appui administratif transversal ; promotion du territoire.
En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.
