Secrétaire d'antenne (F/H)
Référence : 26.1629
Cotation : C2 Agent administratif et secrétariat et secrétariat de direction
Catégorie
Adjoints administratifs territ
Thématique
Gestion administrative
Pôle
Pôle Solidarités Direction Enfance, Adolescence, Famille Service Accueil Familial
Au sein du pôle solidarités qui conduit l’action sociale sur le territoire des Hauts-de-Seine, la direction enfance, adolescence et famille est chargée de mettre en œuvre la stratégie en matière de protection de l’enfance définie par le Président du Département, et de piloter les établissements, les services et les dispositifs de prévention et de protection de l’enfance, ainsi que les services en charge des modes d’accueil de la petite enfance. La direction déploie une politique publique départementale fondée sur des partenariats avec l'ensemble des acteurs, en évalue les impacts, suggère et accompagne les ajustements nécessaires.
En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.
Sous l'appui du responsable d’antenne du site de Montluçon, vous êtes chargée du secrétariat de l’antenne et êtes également la personne ressource pour le suivi des démarches juridiques liées à l’identité des enfants confiés, vous assurez aussi les tâches administratives liées aux situations des jeunes majeurs.
- Gestion administrative et secrétariat : organiser les réunions et rendez-vous, rédiger et saisir les courriers, assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.
- Accueil et gestion du courrier : assurer l’accueil physique et téléphonique du service, ainsi que la gestion du courrier entrant et sortant.
Gestion et suivi des dossiers administratifs : assurer le suivi des demandes de formation, des vacances de postes et des conventions de stage, ainsi que des déclarations de sinistres dans le respect des délais et des procédures.
- Gestion du temps de travail et suivi des situations administratives : assurer la gestion du logiciel Octime, accompagner les utilisateurs en lien avec le référent RH et suivre les dossiers relatifs à la continuité de la prise en charge des jeunes majeurs, aux droits sociaux et à l’identité des enfants.
- Missions transversales et continuité de service : assurer le rôle de référent archives et contribuer à la continuité du secrétariat social d’équipe en assurant les remplacements nécessaires.
- Adjoint administratif territorial titulaire ou à défaut contractuel
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et capacité à utiliser les logiciels métiers Octime et SOLIS-ASE.
- Capacités rédactionnelles et aptitude à assurer le suivi administratif des dossiers.
- Sens de l’organisation, rigueur, réactivité et capacité à gérer les priorités.
- Qualités relationnelles, discrétion professionnelle, esprit d’initiative et aptitude au travail en équipe.
- Intérêt pour le secteur social et médico-social et sensibilité à l’accompagnement des publics en difficulté.
VOTRE LIEU DE TRAVAIL
À Montluçon, le centre de placement familial est une antenne locale du Département des Hauts-de-Seine, de mise en œuvre de l’hébergement en famille d’accueil des jeunes placés sous protection administrative. Il œuvre également à la mise en de projets pédagogiques individualisés.
Adresse : 80 route de Villebret - 03100 Montluçon
POURQUOI NOUS REJOINDRE ?
Le Département place au cœur de ses engagements employeur l’épanouissement de ses agents et le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c’est faire le choix d’une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant :
- de beaux projets pour construire l’avenir du Département
- d’un cadre de travail moderne et propice au bien être
- d’une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
- d’une politique salariale attractive
- d’opportunités de carrière et de formation pour évoluer
- d’un soutien à la parentalité
Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?